Положения об отделах

ОТДЕЛ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ

I. Общие положения

1. Отдел материально-технического снабжения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно директору* предприятия.

*Коммерческому директору.

4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

5. Начальник отдела материально-технического снабжения имеет _______ заместителя(ей).

начальником отдела материально-технического снабжения.

7. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе отдела материально-технического снабжения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения.

8. В своей деятельности отдел руководствуется:

8.1. Уставом предприятия.

8.2. Настоящим положением.

8.3. ...

9. ...

II. Структура

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2. Отдел материально-технического снабжения имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

3. Положения о подразделениях отдела материально-технического снабжения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела материально-технического снабжения, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

4. ...

III. Задачи

1. Обеспечение производственных подразделений предприятия материально-техническими ресурсами.

2. Подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов.

3. Организация рационального использования материально-технических ресурсов.

4. ...

IV. Функции

1. Определение потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.).

2. Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах.

3. Разработка проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений.

4. Обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

5. Составление балансов материально-технического обеспечения, сводных таблиц по видам сырья, материалов.

6. Создание запасов, необходимых для производства.

7. Подготовка и заключение договоров с поставщиками.

8. Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.

9. Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

10. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли и заготовительных организаций с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.

11. Доставка материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными договорами.

12. Приемка материально-технических ресурсов на склады сырья и материалов.

13. Контроль качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады сырья и материалов.

14. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств и составление расчетов по этим претензиям.

15. Согласование с поставщиками изменений условий договоров.

16. Участие в разработке стандартов предприятия по материально-техническому снабжению качества выпускаемой продукции.

17. Разработка нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

18. Контроль за состоянием запасов материалов, сырья, полуфабрикатов и комплектующих изделий.

19. Оперативное регулирование производственных запасов на предприятии.

20. Соблюдение лимитов на отпуск материальных ресурсов и контроль за их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.

21. Разработка и внедрение мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением.

22. Разработка рекомендаций по использованию вторичных ресурсов и отходов производства.

23. Выявление излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материально-технических ресурсов и их реализация сторонним организациям.

24. Организация работы складского хозяйства.

25. Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

26. Учет движения материально-технических ресурсов.

27. Изъятие в подразделениях предприятия сверхнормативных остатков материалов, передача их на склад сырья и материалов, в другие подразделения и надлежащее оформление таких операций.

28. Разработка предложений по замене дорогостоящих и дефицитных материалов, сырья более доступными по цене.

29. Контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты.

30. Участие в формировании цен на выпускаемую продукцию и оценке обоснованности цен поставщиков.

31. Планирование и организация следующих мероприятий:

31.1. Установление связей как с существующими, так и с перспективными, включая зарубежных, поставщиками, в первую очередь по вопросам цен и качества сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий.

31.2. Покупка массовых видов сырья и материалов в крупной упаковке (железнодорожных и автоцистернах, контейнерах, мешках на поддонах и т.д.).

31.3. Приобретение мелких партий отдельных видов материально-технических средств не у производителей, поставляющих крупные партии, а у предприятий, продающих мелкими партиями.

31.4. Введение практики предпочтительной закупки сырья у предприятий, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты.

31.5. Поиск по каждому виду сырья и материалов двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию.

31.6. ...

32. Составление:

- списков поставщиков, их реквизитов, схем прямых хозяйственных связей с поставщиками;

- заявок на материально-технические ресурсы (сводные годовые; годовые, поступившие от подразделений предприятий; квартальные; месячные);

- сводных данных о распределении и реализации фондов на сырье и материалы;

- документов (сводок, сведений, справок) о распределении и реализации фондов на все виды снабжения;

- актов, заключений о качестве поступающих материально-технических ресурсов;

- коммерческих актов;

- ...

33. ...

V. Права

1. Отдел материально-технического снабжения имеет право:

1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по расходованию материально-технических ресурсов, которые являются обязательными к исполнению.

1.2. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

1.3. Контролировать рациональность и правильность использования материально-технических ресурсов подразделениями предприятия.

1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам материально-технического снабжения.

1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

1.6. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

1.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.

1.8. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением.

1.9. ...

2. Начальник отдела материально-технического снабжения подписывает и визирует документы, связанные с материально-техническим снабжением предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, ведомости, акты, пр.).

3. Начальник отдела материально-технического снабжения также вправе:

3.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

3.2...

4. ...

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав отдел материально-технического снабжения взаимодействует:

1. С производственными подразделениями по вопросам:

1.1. Получения:

- расчетов потребности и заявок на материально-технические ресурсы;

- отчетов об использовании материально-технических ресурсов и соблюдении установленных норм расходования;

- актов о браке, оформленных в установленном порядке;

- документации о приеме материально-технических ресурсов подразделениями;

- сведений об остатках сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

- ...

1.2. Предоставления:

- планов поставок материально-технических ресурсов;

- лимитных карт на отпуск материально-технических ресурсов;

- отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;

- сведений о наличии материально-технических ресурсов на складе сырья и материалов;

- ...

2. С производственно-диспетчерским отделом по вопросам:

2.1. Получения:

- производственных планов и графиков производства;

- сведений о нормах заделов на участках и в цехах и их соблюдении;

- графиков подачи материалов в производственные подразделения;

- сведений о причинах нарушений хода производственного процесса;

- ...

2.2. Предоставления:

- сведений об обеспечении подразделений материально-техническими ресурсами;

- данных об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной планами материально-технического снабжения и заключенными договорами;

- сведений о наличии материально-технических ресурсов на складе сырья и материалов;

- объяснительных о причинах нарушения сроков и объемов передачи материально-технических ресурсов производственным подразделениям, повлекших простой производства;

- ...

3. С отделом главного технолога по вопросам:

3.1. Получения:

- норм расходования материально-технических ресурсов для определения объемов материально-технического обеспечения;

- допусков на отклонение качества материально-технических ресурсов;

- заявок с перечнем материально-технических ресурсов, необходимых для производства;

- планов производства;

- ответов на предложения по замене дорогостоящих и дефицитных материально-технических ресурсов на более доступные;

- таблиц взаимозаменяемости материально-технических ресурсов;

- извещений о замене материалов;

- ...

3.2. Предоставления:

- консультаций по материалам и сырью;

- запросов о допустимых технологических отклонениях качества материала;

- согласованных технологических условий на специальные материалы;

- технической и инструктивной документации на передаваемые в производство материально-технические ресурсы;

- ...

4. С отделом контроля качества по вопросам:

4.1. Получения:

- документов, подтверждающих качество материально-технического снабжения;

- актов приемки продукции по качеству и комплектности;

- актов отбраковки продукции;

- заявлений о рекламациях;.

- указаний о прекращении подачи в производство материально-технических ресурсов, имеющих отклонения от технических условий;

- ...

4.2. Предоставления:

- сопроводительных документов поставщиков на поступающие на предприятие материально-технические средства (сертификатов, деклараций о соответствии, паспортов, инструкций, технических условий и т.д.);

- копий договоров поставок и изменений к ним;

- документов, необходимых для составления рекламаций;

- ...

5. С транспортным отделом по вопросам:

5.1. Получения:

- оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок материально-технических ресурсов;

- графиков подачи транспортных средств под загрузку материально-технических ресурсов, принятых у поставщиков;

- транспортно-экспедиционной документации с отметками о приеме материально-технических средств от поставщиков;

- отчетов о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному завозу материально-технических ресурсов;

- ...

5.2. Предоставления:

- планов закупки материально-технических ресурсов по заключенным договорам;

- заявок на подачу транспортных средств;

- инструкций и требований к перевозке материально-технических средств различными видами транспорта;

- ...

6. С планово-экономическим отделом по вопросам:

6.1. Получения:

- планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;

- результатов анализа деятельности отдела материально-технического снабжения за предыдущие плановые периоды;

- расчетов объемов запасов материальных ресурсов;

- ...

6.2. Предоставления:

- расчетов потребности материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, оборудования, топлива, энергии и др.);

- данных об изменения цен на материальные ресурсы у поставщиков;

- проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений;

- отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;

- ...

7. С финансовым отделом по вопросам:

7.1. Получения:

- согласованных проектов претензий;

- предложений по устранению причин, послуживших основанием для предъявления претензий и санкций к предприятию;

- утвержденных расчетов нормативов оборотных средств;

- ...

7.2. Предоставления:

- проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной деятельности предприятия;

- отчетных данных о движении сырья и материалов, об их остатках на конец отчетного периода;

- копий претензий, заявленных контрагентами;

- проектов претензий к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств;

- отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;

- ...

8. С главной бухгалтерией по вопросам:

8.1. Получения:

- утвержденных смет расходов на приобретение материально-технических ресурсов;

- итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;

- отчетных данных о движении сырья и материалов, об их остатках на конец отчетного периода;

- ...

8.2. Предоставления:

- товарно-сопроводительной документации;

- отчетов об отгруженных контрагентам материально-технических ресурсах;

- сведений о состоянии запасов на складе сырья и материалов;

- отчетов о затратах, произведенных на приобретение материально-технических ресурсов;

- ...

9. С отделом маркетинга по вопросам:

9.1. Получения:

- обобщенной информации о поставщиках материалов, сырья, полуфабрикатов, требующихся предприятию;

- сведений о ценах на требуемые материально-технические средства у различных поставщиков, заготовительных организациях;

- информации о состоянии товарного рынка;

- сведений о появлении новых видов материалов, сырья, полуфабрикатов, комплектующих с приложением технических характеристик;

- информации о спросе на материально-технические средства, его возможных колебаниях и их причинах;

- сведений о крупных поставщиках (предполагаемых и действительных объемах оборотов, устойчивости на товарном рынке, пр.);

- сведений о планируемых выставках, ярмарках;

- ...

9.2. Предоставления:

- сведений о заключенных договорах поставки материально-технических средств;

- заявок на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию;

- отчетов отдела контроля качества, главного технолога, производственных подразделений о качестве материально-технических ресурсов;

- документов, необходимых для оформления участия в выставках, ярмарках;

- ...

10. С юридическим отделом по вопросам:

10.1. Получения:

- результатов правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;

- проектов договоров на приобретение материально-технических средств;

- протоколов согласования разногласий по условиям заключаемых договоров;

- согласованных претензий и исков к поставщикам материально-технических средств по поводу нарушения ими договорных обязательств;

- разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

- анализа изменений и дополнений гражданского законодательства;

- ...

10.2. Предоставления:

- приказов, распоряжений, инструкций для визирования и правовой экспертизы;

- сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок;

- документов и необходимых расчетов для предъявления претензий и исков к поставщикам материально-технических средств по поводу нарушения ими дого-ворных обязательств;

- заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;

- ...

11.1. Получения:

- ...

- ...

11.2. Предоставления:

- ...

- ...

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела материально-технического снабжения.

2. На него, в частности, возлагается персональная ответственность в случае:

2.1. Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушений правил учета и отчетности.

2.2. Составления, утверждения и представления недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия.

2.3. Необеспечения сохранности материально-технических ресурсов.

2.4. Превышения пределов расходования средств, выделенных на материально-техническое обеспечение предприятия.

2.5. Растраты денежных средств, выделенных на приобретение материально-технических ресурсов.

2.6. Нарушения планов материально-технического обеспечения по срокам, объемам и номенклатуре, повлекшего простой производства.

2.7. Необеспечения или ненадлежащего обеспечении руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.

2.8. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.

2.9. Допущения использования информации сотрудниками отдела в неслужебных целях.

2.10. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.

2.11. Перерасхода средств на содержание отдела.

2.12. ...

3. Ответственность сотрудников отдела материально-технического снабжения устанавливается должностными инструкциями.

4. ...